Distancias entre la educación y la vida profesional: La gestión.

Por Jorge Piazza.

“El 95% de los estudiantes de diseño proyecta su futuro laboral como profesional independiente.”
“Asisto como última oportunidad para encontrarle la vuelta al negocio”.

Muchas veces me he enfrentado a frases como esta tanto en las charlas como en las clínicas que vengo dictando desde hace ya unos cuantos años. Años que me permitieron entender que los conflictos de nuestra profesión en lo referido a convertirla en un negocio estable son muchos y de muchos.

De hecho, un porcentaje significativo del mercado está conformado por estudios que…

no saben presupuestar,
no saben delegar,
no planifican estrategias,
no tienen objetivos,
no conceptualizan un servicio,
no conocen el concepto de ganancia,
no reconocen un mercado,
no sistematizan procesos,
no saben vender…

entre muchas otras falencias referidas a su gestión. Lo que asegura un arduo camino de tropiezos que suelen terminar con un desgaste y un desánimo que destruye la pasión con que iniciamos nuestro profesión y muchas veces incluso la truncan.

Nuestras falencias de gestión son tanto innatas como no-adquiridas. Quienes decidimos vivir del diseño solemos tener naturales falencias para conceptualizar negocios. Pareciese que nuestra tendencia hacia la creatividad (palabra peligrosamente engañosa en nuestra profesión) es directamente proporcional a nuestras incapacidad para gestionar nuestro destino comercial.

Y la situación se agrava cuando esa deficiencia innata no encuentra solución al momento de capacitarse.

Muchas lecturas se pueden hacer al respecto, que van desde la dificultad que existe en encontrar docentes que puedan hablarle de gestión a los diseñadores, hasta ignorar la importancia de ese tipo de capacitación, desconociendo una vez más cual es el futuro de ese 95% de estudiantes que en breve deberán salir a hacer negocios con el diseño.

Pero, ¿cuál es la capacitación necesaria para que esta proyección se cumpla?

Un camino para interpretar este conflicto es a través de un análisis de los tiempos.

¿Cómo están conformados los tiempos en un estudio de diseño?

Somos un estudio de diseño que quiere diseñar, por ende necesita de clientes. Una visión simplista nos permite limitar esto al vínculo creado con el cliente a través de nuestro diseño. Nosotros, nuestro diseño y nuestro cliente.

Sin embargo, todo desarrollo de diseño implica un proceso más abarcativo que incluye tiempos diferentes que van desde la gestión, tiempo dedicado al cliente, hasta el seguimiento de producción, aquellos momentos que estamos realizando un pie de máquina en una imprenta o controlando una sesión fotográfica. Este proceso lo llamaremos de aquí en más gestión externa.

Pero estamos hablando de tiempos, y la gestión externa no va a ocupar la totalidad de nuestras horas. No va a pasar mucho que este estudio comprenda que los tiempos personales siguen existiendo. Peleando espacio con los trabajos también deberemos dedicarnos a nosotros (comer, algún llamado de un amigo, un cafecito cada tanto…).

Y el estudio, aunque pequeño aún, es una estructura que también demanda ocupación. Entonces, limpiar, pagar impuestos, hablar con el contador, entre otros, son tiempos obligados, aunque no siempre reconocidos como tales.

Aquello referido al trabajo específicamente, lo que denominamos gestión externa, corresponde al tiempo rentable del estudio y tiene como característica la eterna urgencia. Entonces, denominamos urgente a todo ese tiempo que estamos trabajando en forma efectiva para un cliente concreto. Todo lo concerniente a nuestra persona o al mantenimiento de nuestra estructura es (por momentos) postergable, pero no ineludible. Por eso lo denominaremos obligatorio.

Al decir forma efectiva y cliente concreto, estamos determinando que no entran dentro de esta categoría todos aquellos trabajos realizados a riesgo para potenciales clientes que nunca logran ser efectivos, ni los trabajos realizados para clientes efectivos que por alguna razón no llegan a buen puerto, osea, una factura emitida y cobrada.

Este estudio unipersonal trabaja de lunes a viernes, veinte días hábiles al mes, ocho horas por día, lo que significa ciento sesenta horas al mes. Al menos eso debería considerar, y de excederse, tanto sea en las horas como en los días, debería contemplarlo como tiempo extra y no como norma.

De esas ciento sesenta horas, dos y media, todos los días, están destinadas a cuestiones personales (almorzar, descansar, te, café o mate de por medio, un llamado, algún trámite personal, o las esperadas vacaciones) y podríamos promediar una hora más, si contemplamos todas las tareas que este diseñador tiene que realizar para su estudio (limpieza, pago de impuestos, etc).

Por lo que lo obligatorio asciende a setenta horas mensuales, quedando sólo noventa para lo urgente.

Sin embargo, el calculo de tiempos participantes de nuestra ajetreada vida como diseñadores no termina aquí. Periódicamente surgen situaciones accidentales, los ya mencionados trabajos que quedan inconclusos, sin cobrar o con una paga menor a lo estipulado, a lo que deben sumarse factores externos al desarrollo del trabajo como ser los vaivenes de la economía del país, las posibles crisis o cambios de política del cliente, o incluso una enfermedad nuestra. Todo esto sucede, en muchos casos, sin previo aviso, e impacta en nuestro día a día por lo que lo denominaremos imprevistos. No es sencillo analizar algunas de las variables en juego, ya que los ritmos de los imprevistos son, justamente, imprevistos. Por ello parece conveniente promediarlos en función a la experiencia acumulada al menos a lo largo de un año.

Promediados, los imprevistos pueden estimarse en veinte horas mensuales, una por día. Tengamos presente que una enfermedad que nos aparta del trabajos tres días significa veinticuatro horas de imprevistos en ese mes.

 

El espacio vacío en esta suerte de mandala de diseño corresponde como vimos al inicio a un tiempo ausente en muchos estudios de diseño. Me estoy refiriendo a lo que denominaremos importante.

Y lo importante, aunque constantemente desplazado, es justamente importante, por lo que debería tener un tiempo asignado y respetado.

Importante es aquel tiempo en el que nos deberíamos dedicar a elaborar una estrategia para nuestro estudio que responda a una idea clara de que queremos ser.

Conceptualizar al estudio como una idea, elaborar un plan de negocios, implementar estrategias y medir los avances en forma periódica implica una dedicación que traducida en tiempo debería no ser menor a diez horas al mes.

Por consiguiente, este estudio unipersonal dispone de tan sólo sesenta horas para dedicarse a lo urgente. Y lo urgente es lo que nos da de vivir.

 

¿Cómo están conformados los tiempos en un estudio de diseño?

Cuatro categorías de tiempo, urgente, obligatorio, imprevisto e importante conforman el día a día.

Lo obligatorio requiere de setenta horas al mes donde cincuenta están destinadas a cuestiones personales y las veinte restantes al funcionamiento de la estructura del estudio.

 

Las cincuenta personales quedan ajenas a cualquier necesidad de capacitación.

Los imprevistos ocupan quince horas, pero tampoco requieren de capacitación, aunque se superan gracias a lo importante, que ocupa otras quince horas.

 

Y por último, a lo urgente le corresponden las sesenta horas restantes.

si analizamos sólo el tiempo relacionado a tareas que requieren capacitación previa, nos arroja los siguientes porcentajes:
Obligatorio: 21%
Importante: 16%
Urgente: 63%


Donde lo importante corresponde al concepto de gestión, lo obligatorio también y lo urgente está compuesto por:
Tiempo de gestión: 19%
Tiempo de investigación: 12.5%
Tiempo de diseño: 9.5%
Tiempo operativo: 19%
Tiempo de seguimiento: 3%

Lo cual a su vez arroja estos porcentajes de acuerdo a tres grandes áreas:
Gestión: 56%
Diseño: 22%
Producción: 22%

 Estos son los ítems destacados referidos a la gestión a realizar en lo importante:


Estos los referidos a lo obligatorio:



Y en lo urgente, como ya vimos, conviven las tres áreas de esta manera:


En definitiva, la imagen siguiente es elocuente respecto de la importancia de todo aquello que englobamos bajo el concepto de gestión en la vida de un estudio de diseño.

  

¿Cómo están conformados los tiempos en la educación del diseño?

 Analizando los planes de estudios de las muchas instituciones que enseñan diseño gráfico o comunicación visual, se podrá apreciar que las áreas utilizadas hasta aquí son coincidentes a los fines de agrupar materias (diseño, producción y gestión).
 

El área de diseño se divide en marcos teóricos (historia del diseño, semiótica, sociología aplicada al diseño) y desarrollos prácticos (talleres).

El área de producción se divide en tecnología (tecnología gráfica, fundamentos tecnológicos) y herramientas (tipografía, dibujo, morfología, fotografía).

El área de gestión está comprendida por materias muy disímiles (economía, ética y legislación, organización de la empresa, técnicas de comercialización)

 

Tomando como eje esa tres áreas, y estudiando los planes de estudios y sus correspondientes cargas horarias en un número significativo de carreras en diversas universidades y terciarios, arroja los siguientes datos:

Gestión: 5,5%
Diseño: 59,5%
Producción: 35%

Concluyendo que pese a que nuestro futuro laboral nos tendrá ocupados un 56% en tareas de gestión, al momento de capacitarnos sólo le dedicaremos un 5,5% de nuestro tiempo.

Sólo basta focalizarnos en un sólo ítem de los muchos que abarca la gestión: la búsqueda del cliente. El no tener las herramientas indicadas nos convierte irremediablemente en estudios reactivos. Dicho en otras palabras, el no saber a donde ir y como hacerlo hará que esperemos que las cosas sucedan, que tengamos que esperar a que el teléfono suene, y eso es equivalente a dejar el destino de nuestro estudio en manos de la casualidad.

Echarle la culpa a los clientes, enfrentar con temor el momento en que presentamos un presupuesto, no saber levantar el teléfono para concertar una entrevista laboral, no sentirnos cómodos al momento de tener que vender nuestro servicio, y muchas otras situaciones que no sabemos enfrentar son consecuencias lógicas de nuestras deficiencias innatas y como ya vimos tampoco adquiridas en todo lo referido al universo de los negocios del diseño.