Los 4 aspectos de la productividad diaria

Cada vez parece más claro que mucho más importante que dedicar horas y horas a un trabajo es hacerlo de manera productiva, y aunque muchas empresas parecen aún ciegas a esta realidad y basan simplemente la calidad de sus trabajadores en las horas que permanecen sentados en su puesto de trabajo, cada vez es más evidente que no siempre el que más horas pasa es el que mejor trabaja y sobretodo el que más rinde.

En la productividad diaria hay miles de detalles que marcan la diferencia y pueden hacer que un día sea mucho más provechoso que otro, pero de esa multitud de detalles, hay 4 aspectos que son especialmente importantes.

1. Tareas

Para hacer bien tus tareas diarias y semanales el primer paso es identificarlas, interpretarlas y ponerles un “apellido”. Esto lo consigues mediante una serie de hábitos:

• Planifica. Destina los últimos 15 minutos de cada día a hacer un puntéo de las tareas del día siguiente. Fíjate sobre todo en la importancia que hay detrás de cada tarea.
• Tareas Clave. Detecta por adelantado las 2-3 tareas más importantes del día. Empieza el día haciendo al menos una y no dejes que nada te distraiga. Posiblemente supongan el 50% de tu productividad.
• Tareas Periódicas. Sitúalas en momentos de bajo rendimiento y nunca empieces el día con ellas. En la práctica son como una hipoteca: quieras o no te roban tiempo.

Herramienta. No hace falta una súper aplicación, basta una hoja de papel para tus tareas. Cuando aparezca una, anótala y vuelve rápidamente a lo que estabas haciendo. Ya decidirás al final de la mañana o del día cuándo la harás.

2. Concentración

Esfuérzate en proteger tu concentración de distracciones e interrupciones y multiplicarás de forma alucinante tu trabajo. Descuídalo y echarás horas para nada.

• Entorno digital. Una verdadera “planta de fabricación” de distracciones para tu mente. Saber cerrar el paso a todas estas distracciones es esencial, sobre todo cuando te propones realizar una tarea clave.
• Interrupciones. Muchas no pueden evitarse pero otras sí. Corta llamadas, pide concentración y silencio, ponte auriculares…
• Intensidad. Trabajar en bloques cortos de tiempo estimula la concentración y aumenta tu intensidad. La Técnica Pomodoro es un buen remedio para mentes dispersas o para rescatarte en días espesos.

3. Información

Nunca antes habíamos tenido tanta información. El problema es que consumimos demasiada y la mayoría sobra. Llega en forma de emails, webs, blogs, comentarios, chats, redes sociales, foros, ví­deos, fotos…

• Lecturas diarias. No por leer decenas y decenas de blogs cada día vas a hacer mejor tu trabajo. Pregúntate cuáles te informan, te enriquecen y te ayudan. El resto, elimínalos.
• Redes sociales. Participa en las redes que te aporten algo y destina momentos del día para entrar ahí. A la hora de hacer tus tareas bórralas de tu cabeza y corta el acceso. Si estás en muchas pregúntate si merece la pena.
• Email. Es un mal necesario por el que pasamos todos. Saber utilizarlo en tu beneficio es esencial. No lo leas a primera hora, ábrelo menos veces y destina momentos fijos del día para atenderlo.

Herramienta. Utiliza una herramienta para capturar, gestionar y almacenar datos e información relevante (Evernote por ejemplo). Soluciones como Instapaper o Read It Later te ayudan a guardar cosas interesantes para no perder tiempo y leerlas en el mejor momento.

4. Descanso

Habitualmente maltratado cuando uno quiere “aumentar su rendimiento” o “hacer más cosas”, el descanso es la base de una buena productividad. Invierte en ocio y descanso y estarás invirtiendo en ti mismo.

• Ocio personal. Encuentra o recupera tu hobby personal y destina momentos al día o la semana para practicarlo. Todo eso suma sobre tu creatividad y claridad mental.
• Descanso nocturno. Cuida las 7-8 horas diarias y estarás listo para rendir más y mejor. Maltrata tu descanso nocturno y verás un zombi mediocre intentando superar la barrera de la vulgaridad.
• Desconexiones. La frase “estar conectado al 100%” puede quedar bien en una entrevista pero es nefasto para tu rendimiento. Tener ratos, incluso días en los que ni internet, ni tu móvil existen, es muy beneficioso. Te oxigenarás, podrás hacer otras actividades y a la vuelta todo te sabrá mejor.