Guía básica para el Control de Calidad

En procesos de Diseño y producción gráfica
Por Alejandro Bottini

Qué complejo resulta a veces encontrar un buen proveedor de gráfica. En algunas imprentas no prestan la debida atención a los diseñadores independientes porque manejan poco volumen de trabajo. En otros casos el nivel de calidad o de descuido en los complejos procesos de impresión (incluyendo los previos de fotomecánica y los posteriores de terminación) no es acorde con los niveles de exigencia del diseñador llegando incluso a poner en riesgo la relación con el cliente. Esto se ve reflejado por ejemplo en presupuestos que no se calculan lo suficientemente rápido, en precios que no dejan margen alguno que justifique el esfuerzo y elriesgo, en los plazos de entrega pautados previamente que no se cumplen en un alto porcentaje de casos y a veces la ética y el respeto por la cadena de proveedores no es tenida en cuenta, es factible que un cliente comente que lo fue a “visitar” directamente el impresor para ofrecerle el “mismo” servicio que el diseñador ¡qué calvario!

Está claro lo que un diseñador necesita: un proveedor que imprima dentro de estándares razonables, que entregue en término los productos, que en el presupuesto contemple la posibilidad de un margen, si es posible que permita financiar los proyectos y por supuesto, que se comprometa con la calidad del producto en beneficio del usuario final ¿Por qué es tan difícil encontrar un proveedor así? Bueno, justamente por todo eso.
Del lado de los impresores se escuchan voces igualmente válidas y disconformes, las imprentas generalmente no quieren trabajar con diseñadores porque tienen un altísimo nivel de exigencia (casi incumplible) en cuanto a la calidad, pretenden trabajar con precios ridículamente bajos.
Son ineficientes en la planificación de agenda o se toman “todo” el tiempo para crear y “nada” para producir, calculan mal los tiempos de producción y quieren todo urgente. Hay casos en los que pagan mal, no se hacen cargo de los errores que se producen por desconocimiento de los métodos de producción y el cliente los “descubre” recién cuando el trabajo está totalmente terminado y entregado. ¡qué calvario!

Es claro lo que un impresor necesita de un diseñador: que cumpla con los plazos, de entrega del material, que el material no presente problemas en su procesamiento y que fundamentalmente no traiga “sorpresas” una vez finalizado como errores de tipeo.
Estas dos visiones antagónicas se refieren a una misma realidad y reflejan la complejidad y la extensión del proceso de crear, diseñar y producir una pieza gráfica. Dejan entrever posturas enfrentadas entre jugadores del mismo equipo que comparten casi los mismos intereses. Parecen dos mundos aparte que se sientan uno a cada lado de un mostrador, cuando la realidad demuestra claramente que no hay tal mostrador, lo que hay es una mesa de reunión, que es redonda, en donde se sientan todos (incluidos los clientes) a trabajar codo a codo para lograr los resultados planteados de acuerdo a necesidades de comunicación y a objetivos a alcanzar. Son dos industrias (la del diseño y la gráfica) claramente interdependientes, los diseñadores necesitan a las imprentas para lograr materializar sus diseños y las imprentas se favorecen con el importante aporte de “valor agregado” que sus diseños otorgan al producto final, ese aporte que se traduce en “satisfacción y fidelización” del cliente (incluso de los clientes de nuestros clientes) que vuelve con nuevos y mejores trabajos.
Y definitivamente los clientes los necesitan a ambos para lograr sus objetivos. No es bueno generalizar y no siempre las relaciones entre imprentas, diseñadores y clientes se transforman en algo así como “dormir con el enemigo”. Los diseñadores que han invertido muchas horas de sus vidas en ocuparse de entender “como funcionan las cosas” les ahorran mucho tiempo, dinero y dolores de cabeza a sus clientes y proveedores. Como así también las imprentas que se concentran en hacer bien su trabajo, sin competir deslealmente con los estudios de diseño, encuentran en ellos una permanente fuente de clientes indirectos e invalorables aliados y colaboradores.

A continuación algunos conceptos que pueden servir a la hora de limar asperezas o prevenir futuras situaciones de conflicto entre un proveedor de imprenta y un diseñador:
A- Es indispensable implementar un mínimo control de calidad propio.
No es necesario gastar una pequeña fortuna certificando normas Iso, simplemente basta con analizar detenidamente el trabajo desde el punto de vista de quién lo va a recibir después. Una simple ”check-list” para revisar los trabajos antes de mandarlos a la imprenta, como la que se expone a continuación, puede ser un buen punto de partida para empezar a armar una propia:
Guía para el Control de Calidad en el proceso de Diseño.
Cliente:
Nombre del Trabajo:
Proveedor asignado:
1- Correción de textos.
Aprobados por el cliente
.Ortografía.
.Direcciones, teléfonos y números de código.
.Semántica.
2- Corrección de imágenes.
Aprobado por el cliente
Aprobado por el estudio
.Encuadres.
.Retoques.
.Calidad de escaneo.
.Tamaño.
.Controlar colores (modo CMYK, RGB, etc.)
.Epígrafes.
3- Corrección de arte.
Aprobado por el estudio
.Colores (CMYK, Pantone, Etc.)
.Diagramación (márgenes, caja, etc.)
.Tamaños y formatos.
.Trapping.
.Lineatura
4- Corrección de archivos, controlar que se incluyan:
Aprobado por el estudio
.Tipografías (o pasar todo a curvas)
.Imágenes (formato correcto .tif, .eps, .jpg, etc.)
.Archivos (confirmar programa y versión)
.Perfiles de color.
.Sistema (Mac, PC)
Con ésta simple tarea se asegura no dejar librado a la memoria todas las variables que se
manejan para que “el que viene detrás”, pueda procesar el archivo sin problemas.

B- Controlar el medio antes de enviarlo.
Parece tonto pero, antes de mandar un CD a un proveedor, probar de abrirlo en otra máquina diferente a la que lo grabó, sucede con frecuencia que los discos quedan mal quemados o se daña algún archivo en el proceso y si lo mandamos sin controlar, seguramente perderemos mucho más tiempo llevando un disco nuevo a la imprenta desde Palermo hasta Don Torcuato (a veces las imprentas nos quedan del otro lado del universo). Si se envía a través de un sistema como “yousendit” llamar siempre para confirmar la correcta recepción del material.

C- Asegurarse de tener todo por escrito y claro.
Es importante que a pesar de trabajar con una imprenta de confianza se tengan los presupuestos de producción por escrito, incluyendo los precios de los rubros tercerizados (como las películas, ctp o encuadernación), los tiempos de ejecución y de entrega, las formas de pago y las cargas impositivas. Esto como mínimo y con ambas puntas, con los clientes y con los proveedores.

D- Incluir una copia impresa del trabajo en baja resolución, para que “el siguiente eslabón de la cadena” sepa como interpretar el trabajo y además pueda cotejar los resultados.

E- Incluir datos de contacto en la carátula del disco o en los mensajes de e-mail por si fuera necesario consultar algo o surge algún imponderable.

F- Dejar en claro de quién es la responsabilidad en cada uno de los pasos. La persona responsable en cada caso debe firmar y dar su aprobación para seguir adelante. Se puede delegar todo, pero si la cara ante el cliente la pone el diseñador, jamás puede delegar la responsabilidad que asume al realizar un trabajo. Por eso debe controlar el proceso de impresión en cada una de sus etapas, el tiempo que va a llevar es algo que debe tener en cuenta a la hora de cotizar el trabajo, pero si un cliente confía en el diseñador y en la promesa futura de adquirir un buen trabajo, la responsabilidad es absolutamente indeclinable. Por eso cuando deja pasar un error de otro, se está asumiendo como propio con todas sus consecuencias.


A pesar de todo lo expuesto, nadie asegura que no se van a tener problemas, pero si se implementan estas simples reglas (más todas las que se quieran adicionar) se eleva el estándar de calidad y el margen de error se reduce mucho, llevándolo a niveles tolerables para todos.
Tampoco se asegura que las imprentas tengan la predisposición necesaria, pero si se va bien plantado, teniendo en cuenta el trabajo posterior al propio, seguro que se hablará en otros términos, las imprentas no quieren encontrarse con problemas gratuitamente, lo mejor es plantear una relación de ganar-ganar, cooperando para ampliar las posibilidades de negocios y compitiendo razonablemente a la hora de fijar precios y márgenes de ganancia.
Por la salud de todos los involucrados en el proceso de producción y las de quienes los rodean, es recomendable tomarse en serio todo lo expuesto y empezar a accionar inmediatamente para mejorar la relación entre proveedores.