¿Cómo cotizar/cobrar una prestación de servicios?

Por Frédéric Jean-Baptiste 04/03/2005

Parece un tema muy complicado y de mayor importancia según lo que resalté de las diferentes charlas o seminarios de diseñadores en las cuales participé. Aquí voy a darles unas pautas teóricas que les permitirán aclarar sus dudas.

Primer paso, tomar conciencia que de cualquier manera que usted esta trabajando (en una oficina o en la cocina de la casa, solo o con un equipo), usted esta manejando una empresa para generar ganancias, reinvertirlas y crecer lo que se diferencia del auto-empleo que sirve para vivir día a día. Si tienen dudas respecto a eso, no vayan mas lejos, no sirve complicarse la vida en hacer cálculos…

Ahora empezamos,

Una empresa genera ganancias cuando cubre todos sus costos de funcionamiento. ¿Pero como saber si cubro mis costos al realizar un trabajo? El único calculo que vale es aquel del punto de equilibrio.
Se entiende por punto de equilibrio, punto muerto o umbral de rentabilidad, aquella cifra de ventas en que la empresa ni pierde, ni gana; es decir, cuando la empresa cubre únicamente todos sus gastos.

¿Como calcular el punto de equilibrio? Muy simple

Los costos de funcionamiento de una empresa se componen de la manera siguiente:

Costos fijos (CF). Son aquellos que tendrá la empresa independientemente de que venda o no venda y del volumen de negocios que realice: Sueldos, Cargas sociales o cuota mensual monotributo, Luz, Gas, Alquiler, amortizaciones de equipos, Hosting de un sitio Web, Abono compañía de telecomunicaciones, Seguros, Intereses por préstamo…..

Costos variables (CV). Son aquellos que están en función de las ventas: Viáticos, Telecomunicaciones, Compras soportes digitales (CD, papelería,….), Servicios contratados (imprenta, taller,…), Comisiones de agente de ventas, Gastos financieros (Comisión bancos por transferencia bancaria, por recibir pago por tarjeta,…). Lo ideal es mantener sus costos variables en un 30% de las ventas.

Vamos a tomar un ejemplo que facilite la comprensión.

Ricardo es un diseñador grafico recién egresado. Para empezar su actividad, se armo un sitio Web institucional para comunicar sus servicios, compró equipos y trabaja desde su casa.

Considera que para el primer año de trabajo, se asignara un sueldo mensual de 1200 pesos, incluyendo las cargas sociales. Paga un alquiler mensual de 700 pesos (seguro incluido). Su inversión en la programación del sitio Web y en compras de equipos suma 5000 pesos.
El conjunto Luz + Gas + Abono Compañía de telecomunicaciones + Hosting Sitio Web suma 200 pesos/ mes.

La idea es calcular el total Costos fijos + Costos variables sobre un periodo de 1 año mínimo.

Empezamos con los costos fijos (CF)

La compra de maquina y equipos es una inversión inicial que sigue el concepto de amortización. Me explico, todo equipo tiene un periodo de vida, en general se considera entre 3 a 5 años. El sitio Web, aun siendo virtual, se puede amortizar, porque tiene una duración de vida también.
Cada año, el equipo se desprecia hasta no valer nada o que se estime no valer nada, ahí se necesita comprar otra maquina.

Ricardo pensó en un periodo de amortización de 5 años. Lo que significa una amortización anual de 5000/5 = 1000 pesos.
*Este monto de amortización se considera como un costo porque representa la suma que tendría que poner de lado Ricardo cada año para comprarse una nueva maquina dentro de 5 años. Obviamente, Si baja o sube el valor de tal equipo en el mercado, el monto de amortización se ajustara en función.

Entonces,

Amortizaciones: 1000 pesos / año
Sueldos: 1200*12 = 14 400 pesos/año
Alquiler: 700*12 = 8400 pesos/ año
Luz + Gas +…… = 2400 pesos / año

Entonces CF = 26.200 pesos.

El punto de equilibrio corresponde a la ecuación siguiente: Ventas – (CF + CV) = 0

Decidimos que los costos variables tendrían que mantenerse en el 30% de las ventas para que la empresa sea viable (CV = 0,3* Ventas).

Tenemos entonces: Ventas – CF – CV = Ventas – CF – 0,3 * Ventas = 0

O sea 0,7* Ventas – CF = 0

Ventas = CF/ 0,7 = 26.200/ 0, 7 = 37 429 pesos.

37429 pesos es el monto de ventas que tiene que alcanzar Ricardo para ni ganar, ni perder dinero.

Se considera que en un año, no se puede trabajar mas que 1840 horas/persona (¡obviamente no es así!) pero se usa como base teórica de calculo (46 semanas * 5 días * 8 horas)

Entonces, por cada hora de trabajo, Ricardo tendría que cobrar como mínimo:

37.429 / 1840 = 21 pesos / hora.

Con este precio por hora, Ricardo no ganara, ni perderá dinero. Sin embargo la idea de una empresa es generar utilidades, es decir tener Ventas – (CV + CF) = Utilidades del negocio

Se considera, en general, un margen de utilidades, después de cobertura de los costos, alrededor del 30% de las ventas.
Consideramos una margen de utilidades del 32%. El calculo se vuelve así: Ventas – (CF + CV) = 0,32 * Ventas

O sea Ventas – CF – 0,3* Ventas = 0,32* Ventas

0,7* Ventas – CF = 0,32* Ventas

0,38* Ventas = CF

Ventas = CF/0,38

Ventas = 26.200 / 0,38 = 68 947 pesos.

Para lograr un margen de utilidades del 32%, o sea 22063 pesos de utilidades a fin de año, Ricardo tendría que cobrar:
68.947 / 1840 = 37,5 pesos / hora de trabajo.

Conclusiones

1. Este monto horario es una base de trabajo. Es obvio que todo proyecto no se pueda cobrar por hora, a veces se necesita cotizar un monto global. Sin embargo, se darán cuenta que les servirá mucho a la hora de presupuestar.

2. Toda realización de presupuestos tiene que basarse en este cálculo pero no es suficiente. Un presupuesto de servicio no puede ser tan estándar, sino a veces se perderá una oportunidad de realizar un buen negocio. La segunda etapa consiste en identificar el valor percibido por el cliente respecto al servicio brindado. Esta etapa tiene más que ver con estrategias de ventas.

3. Este calculo se puede adaptar a cualquier estructura de empresa, solamente se actualizaran los montos de Costos Fijos y Variables, y obviamente por ser mas gente trabajando, el número de horas disponibles por año.